我們都知道，如果國外的采購商提出到公司參觀，那么合作的機(jī)會(huì)就會(huì)大很多。但是，對(duì)于外國采購商的接待工作，是一個(gè)非常重要的工作，如果接待得好，成功合作的機(jī)會(huì)就很大，但是一旦沒有做好，不但不能促進(jìn)訂單的成交，還有可能損失掉這個(gè)潛在客戶。因此，接待外國客戶是一個(gè)非常重要的工作。那么，在接待外國客戶的時(shí)候，有一些什么的步驟，有些什么技巧和細(xì)節(jié)是需要我們特別注意的呢？在2015年秋交會(huì)來臨之前，讓我們掌握好這個(gè)技巧，一起準(zhǔn)備我們的客戶接待工作吧。

1、確定客戶來訪日期及行程安排 

    首先，我們需要跟客戶了解他們到達(dá)中國的時(shí)間，行程安排，什么時(shí)候到訪我們的工廠等，并且要了解好公司及相關(guān)人員（公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)員等）的日程安排，確保到訪順利。

如果發(fā)生一些沖突，沒有辦法接待客戶，則需要與客戶另外敲定到訪時(shí)間或者是委婉拒絕。比如：實(shí)在抱歉，屆時(shí)我們會(huì)在美國參加一個(gè)展會(huì)，但是某日之前和某日之后，我們都十分歡迎您的到來。
We are glad to know that you would like to visit us,unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××,however,we will be pleased to see you before Aug×××or after Aug×××.

    如果是我們主動(dòng)邀請(qǐng)客戶來訪，在邀約的時(shí)候，就需要主動(dòng)說明一下建議的到訪時(shí)間，避免客戶選擇自己不再的日期到訪。

2、協(xié)助客戶辦理邀請(qǐng)函

    如果客戶第一次來中國，或者之前辦理的中國簽證已經(jīng)失效，都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國內(nèi)供應(yīng)商提供一份邀請(qǐng)函，簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發(fā)送給對(duì)方即可。偶遇賽事期間或兩國雙邊關(guān)系緊張時(shí)期，可能需要向?qū)Ψ教峁┙?jīng)外經(jīng)局或外事局蓋章批準(zhǔn)的正式邀請(qǐng)文件以便其辦理簽證。如尼日利亞地區(qū)邀請(qǐng)函的辦理，外事局則要求提供公司之前與此外商貿(mào)易往來的一些單據(jù)，建議辦理之前可請(qǐng)對(duì)方到當(dāng)?shù)氐闹袊桂^和領(lǐng)事館了解清楚有關(guān)簽證手續(xù)的相關(guān)問題。
以下邀請(qǐng)函模板供參考：
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀請(qǐng)方)

Invitation Letter
Apr 20th，2010
To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:
Nationality :
Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards
XXXXXX

Position(邀請(qǐng)方信息)
Company:
Signature
Stamp

3、收集好客戶信息，知己知彼，打有準(zhǔn)備的戰(zhàn)斗

    1）客戶企業(yè)情況：公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營狀況、經(jīng)營范圍，客戶此次來訪的目的、主要對(duì)什么產(chǎn)品感興趣，一旦采購產(chǎn)品用途是什么。是零售商、批發(fā)商、還是貿(mào)易商？區(qū)域市場包括哪些？主要從事什么產(chǎn)品？甚至包括他們的股份結(jié)構(gòu)、經(jīng)營情況、技術(shù)水平、財(cái)務(wù)情況等。

    2）來訪人員尤其是談判代表的具體情況：國籍、年齡、學(xué)歷、愛好、習(xí)慣、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績、他對(duì)產(chǎn)品訂單的興奮點(diǎn)等等。也要適當(dāng)了解一下他們的宗教信仰，國家習(xí)俗等情況。

4、客戶的酒店安排

    了解客戶的路線安排，確定是否需要安排車接送，主動(dòng)咨詢客戶是否需要幫他們預(yù)定酒店。如果客戶需要我們協(xié)助預(yù)定酒店，則需要了解他們能承受的價(jià)位，他們路線安排以確定合適的酒店地址，客戶的人數(shù)和房型，是否吸煙等。根據(jù)客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。

    除了以上細(xì)節(jié)外，還需要注意以下幾點(diǎn)：
    1）如果是電話預(yù)訂，一定要問清楚酒店幫下單的人的稱呼，以便在對(duì)方漏訂時(shí)更好地處理。
    2）告訴酒店客戶可能到達(dá)的時(shí)間時(shí)，應(yīng)比實(shí)際到達(dá)時(shí)間再延后兩小時(shí)，以免因飛機(jī)晚點(diǎn)或堵車等原因遲到。
    3）要求對(duì)方提供避開臨街的房間。
    4）與酒店溝通提供一個(gè)免費(fèi)果盤，以示我們對(duì)其的重視。

5、資料準(zhǔn)備與工作安排

1）設(shè)定客戶參觀路線

2）提前一至兩天對(duì)辦公室、展廳、車間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并做好檢查。
3）準(zhǔn)備參觀和談判可能用到的物品：數(shù)碼相機(jī)、企業(yè)和產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄、交易資料（如付款方式，生產(chǎn)周期，起訂量，運(yùn)輸方式等），易于攜帶的小樣品；色板、計(jì)算器、尺、筆記本、訂書機(jī)還有針對(duì)性的報(bào)價(jià)單。

4）公司大廳歡迎客戶來訪的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺(tái)客戶的公司，到訪時(shí)間等，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。
5）會(huì)議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，暫時(shí)自己公司的實(shí)力資料等。

企業(yè)介紹PPT的內(nèi)容建議：

     ——企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、往年的業(yè)績；

    ——清晰的組織結(jié)構(gòu)圖；

    ——客戶服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程；

    —— 研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力、歷史榮譽(yù)、樣品室的參觀、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽(yù)證書、各種認(rèn)證。
6）準(zhǔn)備好咖啡、茶及一些小食品糖果。
7）至少準(zhǔn)備好與外商談判的三個(gè)方案：最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案；準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。
注意：在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準(zhǔn)備；有時(shí)候需要打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)部門或工廠！檢查分區(qū)標(biāo)志、設(shè)備操作規(guī)范等是否完整規(guī)范。

6、接待客戶

接待客戶一般包括三部分：
1）：引領(lǐng)客戶在會(huì)客區(qū)坐下，如果這時(shí)有其他同事出現(xiàn)，則互相做個(gè)介紹。詢問客戶需要什么并提供飲品，以PPT幻燈片方式或手持公司說明冊(cè)、相冊(cè)的方式向客戶介紹企業(yè)和產(chǎn)品，公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。
2）：帶領(lǐng)客戶參觀展廳和車間。參觀展廳時(shí)可以按種類向客戶介紹自己的產(chǎn)品，也可以按出口國家來向?qū)Ψ浇榻B自己的產(chǎn)品。參觀車間時(shí)，應(yīng)按流水線的正常流程，從初始加工設(shè)備一直介紹到包裝區(qū)，如果現(xiàn)場有出口的在制品，也可以隨機(jī)告訴客戶這些產(chǎn)品銷往哪些國家。對(duì)客戶已有興趣的產(chǎn)品，則要著重介紹這一類產(chǎn)品的加工設(shè)備以及在制品，證明這些產(chǎn)品確實(shí)由我們自己生產(chǎn)，而非委外加工。
3）：再次帶領(lǐng)客戶回到會(huì)客區(qū)域，并就客戶感興趣的產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步交流。這時(shí)可以出示為他準(zhǔn)備的樣品，并按之前整理好的內(nèi)容清單逐項(xiàng)與客戶進(jìn)行討論，直到對(duì)方不再有任何疑問為止。

7、餐飲安排
    1）餐廳選擇：如果雙方都在客戶下榻的酒店，可以選擇在酒店里就餐；如果是在工廠，則可以找一家不太遠(yuǎn)的餐館，環(huán)境以整潔、干凈為要。千萬不要選擇自己不熟悉的餐館進(jìn)餐，也不要選擇衛(wèi)生間很不干凈的餐館進(jìn)餐。

    2）點(diǎn)菜：不需要太過昂貴的菜式，尤其是午餐，很多歐洲客戶不習(xí)慣中飯時(shí)間吃太多，所以不要點(diǎn)太多，分量以夠吃為宜，鋪張浪費(fèi)反而招客戶反感。先了解對(duì)方是否有忌口的食物，再點(diǎn)菜，也可以讓客戶自己點(diǎn)菜。

    3）酒水：如果時(shí)間充裕，可以適當(dāng)?shù)貋硪稽c(diǎn)啤酒或紅酒，互相祝酒時(shí)可以說“Cheers”，千萬不要強(qiáng)迫他們干杯。

    4）餐具：詢問客戶是否需要刀叉。如果大家都選擇用筷子，最好能備一雙公筷和一只公勺，以方便取菜。
    5）禮儀：不要對(duì)服務(wù)生吆五喝六，不要主動(dòng)給客戶夾菜，不要頻頻接手機(jī)，不要發(fā)出太大的咀嚼聲音。
    6）交流：進(jìn)餐期間不妨與客戶閑聊以拉近距離，建立感情。如果剛見面，可以問對(duì)方旅途感受、是否有時(shí)差困難、第幾次來中國、都到過中國的哪些城市、對(duì)中國的印象如何、是否喜歡中國的食物、本國的天氣如何、打算在中國待多長時(shí)間等。如果比較熟了，則可以聊聊業(yè)余愛好、體育、電影、家庭等無傷大雅的話題。比較忌諱詢問對(duì)方的年齡和收入，忌評(píng)論對(duì)方國家的政治。

八、歡送客戶
參觀結(jié)束后，可準(zhǔn)備一份有中國特色禮品，如茶葉、絲綢、刺繡、工藝品等送給客戶。 可咨詢客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。如時(shí)間允許，也可根據(jù)客戶的意見適當(dāng)安排娛樂購物等活動(dòng)，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動(dòng)，比如喝茶、看戲、參觀景點(diǎn)等等，也有客戶會(huì)提出去購物，如電子產(chǎn)品、服裝等。
盡量親自再把客戶送到機(jī)場，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可，在飛機(jī)起飛前應(yīng)給客戶打電話道別。

九、后續(xù)工作
客戶走后寫一封感謝函感謝，一是問候，二是將本次訪問雙方達(dá)成的共識(shí)，或者會(huì)議備忘錄發(fā)給客戶，促成訂單盡快達(dá)成。